苏州市民政局

苏州市档案局

苏政民〔2014〕231号

关于印发《苏州市殡葬服务单位业务档案整理规定》的通知

各市（区）民政局、档案局（中心）：

为进一步加强我市殡葬服务单位业务档案的规范化管理，现将《苏州市殡葬服务单位业务档案整理规定》印发给你们，请认真贯彻执行。

苏州市民政局                     苏州市档案局

2014年12月15日

苏州市殡葬服务单位业务档案整理规定

殡葬服务单位业务档案（以下简称“殡葬档案”）是指殡仪馆、经营性公墓等殡葬服务单位，在提供遗体火化、骨灰安葬（放）等殡葬服务过程中形成的具有保存价值的各种载体和形式的历史记录，分为遗体火化档案、骨灰安葬（放）档案两类。

本规定所称殡葬档案整理是指对在提供遗体火化、骨灰安葬（放）等殡葬服务过程中形成并办理完毕，应作为档案保存的各种文件材料进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。

本规定依据国家民政部、国家档案局《殡葬服务单位业务档案管理办法》的相关要求，结合我市殡葬工作的实际情况制订，按照殡葬工作的规律和特点，以方便归档整理、安全保管和检索利用为原则。

一、整理要求

殡葬文件材料应当由殡葬服务单位负责集中整理，应在相关手续办理完毕后60个工作日内完成整理归档工作。

归档文件材料应齐全完整、签署完备，保管期限划分准确。归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的材料应予复制或进行字迹加固处理。文件材料的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

二、归档范围和保管期限

1.遗体火化档案归档范围为：

（1）死亡证明或公安部门出具同意火化的证明材料原件或复印件；

（2）火化证明存根；

（3）丧事承办人签名的遗体火化处理表（单）、骨灰领取证明及业务流程单等相关手续材料；

（4）其他应当归档的材料。

2.骨灰安葬（放）档案归档范围为：

（1）死亡证明（遗体火化证明）原件或者复印件；

（2）年满80周岁的身份证明或病危通知书原件或复印件；

（3）购墓（格位）合同；

（4）丧事承办人签名的骨灰安葬（放）处理表（单）、业务流程单等；

（5）丧事承办人的有效身份证件复印件；

（6）补充签订的合同或者协议；

（7）其他应当归档的材料。

遗体火化档案保管期限为50年，保管期限自遗体火化后的次年1月1日起计算。

骨灰安葬（放）档案保管期限自安葬之日起至服务协议终止后20年。

三、整理方法

1.遗体火化档案分年度，按照一个被火化死者的材料为一件进行整理，件内文件按照归档范围第1条所列顺序进行排列。骨灰安葬（放）档案以墓区（工区）或年度时序进行整理，一墓穴（格位）为一件，件内文件按照归档范围第2条所列顺序进行排列。

2.每件材料按照形成时间顺序排列、编号。遗体火化类的时间以遗体火化证明上所记载的时间为准；骨灰安葬（放）类的时间以初次签订安葬（放）合同的时间为准。

3.装订方式：用不锈钢钉在每件文件材料左侧进行装订。

4.每份文件材料在首页上部中间盖归档章（见附件1）。

5.归档文件应依据室编件号的顺序逐件编制目录（见附件2），并装订成册，编制封面（见附件3）。

6.将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面（见附件4）、盒脊（见附件5）、备考表（见附件6）项目，备考表置于盒内文件之后，不同年度的遗体火化材料不能装入同一个盒内，不同墓区（格位）的骨灰安葬（放）材料不能装入同一个盒内。

四、鉴定和移交

1.遗体火化档案在殡葬服务单位保管50年，骨灰安葬（放）档案期满后由保管单位成立档案工作组对其进行鉴定，对确有继续保存价值的延长保管期限至永久，并向同级国家综合档案馆移交，无保存价值的予以销毁。

2.殡葬服务单位对需要销毁的殡葬档案应当建立销毁清册，注明销毁档案的时间、种类和数量，确保应当销毁的档案没有漏销和流失。相关负责人员应当在销毁清册上签字，销毁时要两人以上监销。

3.销毁清册和殡葬档案目录永久保存。

本规定自2015年1月1日起执行。